Quy trình đặt quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn: 7 bước kiểm soát

Đặt 50 phần quà và đặt 5.000 phần quà là hai công việc khác nhau về bản chất. Ở số lượng lớn, rủi ro không nằm ở việc chọn sai mẫu mà nằm ở các khâu ít ai để ý: dung sai giữa các lô, điều kiện bàn giao, tiêu chí nghiệm thu và phương án xử lý khi phát sinh. Bài viết này mô tả quy trình đầy đủ cùng những mốc kiểm soát cần có.

Bước 1: Xác định yêu cầu trước khi hỏi giá

Báo giá chỉ chính xác khi yêu cầu đã rõ. Trước khi liên hệ nhà cung cấp, cần chốt:

• Số lượng tổng và số lượng theo từng cấu hình bộ quà.
• Ngân sách cho mỗi phần, chia theo tầng người nhận.
• Ngày cần nhận hàng, ghi rõ là ngày về kho hay ngày đến tay người nhận.
• Yêu cầu cá nhân hóa: logo, tên người nhận, thông điệp theo nhóm.
• Địa điểm giao: một kho tập trung hay nhiều địa chỉ lẻ.

Thiếu một trong năm thông tin trên, báo giá nhận về sẽ phải điều chỉnh ít nhất một lần, thường theo hướng tăng.

Bước 2: So sánh báo giá trên cùng một mặt bằng

Hai báo giá cùng ghi 350.000 đồng mỗi phần có thể chênh nhau 20 phần trăm chi phí thực tế. Khi đối chiếu, cần kiểm tra các mục sau có được tính vào chưa:

Hạng mục	Câu hỏi cần làm rõ
Bao bì	Hộp, lớp lót, túi, thiệp đã nằm trong giá chưa
Cá nhân hóa	Phí khuôn, bản kẽm, phí khắc tên tính riêng hay đã gộp
Mẫu thử	Bao nhiêu bộ mẫu được làm miễn phí, bao nhiêu vòng sửa
Lắp bộ	Nhà cung cấp lắp bộ hay doanh nghiệp tự làm
Vận chuyển	Giao về một điểm hay giao lẻ, phí theo khu vực nào
Thuế	Giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng chưa

Bước 3: Mẫu thử và duyệt sản xuất

Đây là mốc kiểm soát quan trọng nhất của cả quy trình. Trên mẫu thử cần kiểm tra và ghi nhận bằng văn bản:

1. Màu in so với mã màu đã duyệt, xem dưới ánh sáng tự nhiên.
2. Vị trí và kích thước logo, đo bằng thước, không ước lượng.
3. Chất lượng hoàn thiện: đường may, mép cắt, nước sơn, độ phẳng bề mặt.
4. Độ khít của sản phẩm trong hộp và lớp lót.
5. Trọng lượng và kích thước hộp đã đóng, phục vụ tính phí vận chuyển.

Mẫu được duyệt nên được niêm phong và giữ lại một bộ ở mỗi bên, làm căn cứ đối chiếu khi nghiệm thu lô hàng.

Mẫu duyệt là bản hợp đồng thật về chất lượng. Mọi tranh luận sau này đều quay về so sánh với nó.

Bước 4: Những điều khoản cần có trong hợp đồng

• Tiêu chí nghiệm thu: dựa trên mẫu đã duyệt, kèm mức dung sai cho phép về màu và kích thước.
• Tỷ lệ hàng lỗi được chấp nhận: thường từ 1 đến 3 phần trăm tùy loại sản phẩm, kèm cách xử lý phần vượt mức.
• Tiến độ theo mốc: ngày duyệt mẫu, ngày hoàn tất sản xuất, ngày giao, kèm chế tài khi chậm.
• Điều kiện thanh toán: tỷ lệ tạm ứng và phần còn lại sau nghiệm thu.
• Xử lý thay đổi số lượng: mức điều chỉnh được phép và thời hạn cuối để thay đổi.
• Bảo mật thiết kế: với các mẫu thiết kế riêng theo nhận diện thương hiệu.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng trong lúc sản xuất

Không nên chờ đến khi hoàn thành toàn bộ mới kiểm tra. Ba mốc kiểm tra hợp lý:

1. Kiểm tra lô đầu: sau khoảng 10 phần trăm số lượng, đối chiếu với mẫu duyệt. Đây là lúc còn sửa được.
2. Kiểm tra giữa kỳ: khoảng 50 phần trăm, chú ý độ ổn định màu giữa các lô.
3. Kiểm tra trước xuất kho: lấy mẫu ngẫu nhiên tối thiểu 5 phần trăm, kiểm tra cả sản phẩm và bao bì đã đóng.

Bước 6: Đóng gói và giao hàng theo danh sách

Với các chương trình giao đến nhiều địa chỉ, khâu dữ liệu quan trọng ngang khâu sản xuất. Danh sách người nhận cần đủ: họ tên, chức danh nếu cần in, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, cấu hình bộ quà và mẫu thiệp áp dụng.

Những lỗi hay gặp ở bước này: sai tên trên thiệp cá nhân hóa, giao sai cấu hình giữa các tầng người nhận, và địa chỉ thiếu thông tin dẫn tới chuyển phát thất bại. Cả ba đều xuất phát từ dữ liệu, nên nên rà soát danh sách trước khi bước vào khâu lắp bộ.

Bước 7: Nghiệm thu và tổng kết

Sau khi giao xong, nên dành thời gian ghi lại ba nhóm thông tin để dùng cho chương trình kế tiếp:

• Thực tế tiến độ so với kế hoạch ở từng mốc.
• Tỷ lệ hàng lỗi, hàng hỏng trên đường và cách đã xử lý.
• Phản hồi của người nhận về sản phẩm nào được dùng nhiều nhất.

Ghi chép này là tài sản thực sự của một chương trình quà tặng. Năm sau, nó giúp doanh nghiệp rút ngắn phần lớn thời gian ở các bước chọn mẫu và dự toán.

Checklist tổng hợp

• Yêu cầu đã rõ trước khi hỏi giá, đủ năm thông tin đầu vào.
• Báo giá được so sánh trên cùng mặt bằng, không bỏ sót chi phí ẩn.
• Mẫu thử đã duyệt và niêm phong, mỗi bên giữ một bộ.
• Hợp đồng có tiêu chí nghiệm thu, dung sai và chế tài tiến độ.
• Có ba mốc kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất.
• Danh sách người nhận đã rà soát trước khi lắp bộ.
• Có đầu mối theo dõi vận đơn và phương án bù hàng.

GIFTONE triển khai các đơn hàng quà tặng số lượng lớn theo đúng quy trình trên, bao gồm làm mẫu thử, kiểm tra chất lượng theo lô, lắp bộ và giao hàng toàn quốc theo danh sách người nhận. Để nhận báo giá chi tiết theo số lượng và cấu hình cụ thể, vui lòng gửi yêu cầu hoặc tham khảo danh mục sản phẩm.