Chọn quà tặng sự kiện, hội thảo để khách mang về thay vì bỏ lại

Quà tặng sự kiện có một giới hạn mà các loại quà khác không có: người nhận đang di chuyển. Họ cầm theo tài liệu, điện thoại, có khi cả vali. Mọi quyết định về sản phẩm, kích thước và bao bì đều phải xuất phát từ thực tế đó.

Ba giới hạn cần tính trước khi chọn sản phẩm

• Kích thước và trọng lượng: món quà phải vừa một túi mang vai hoặc vali cabin. Quà nặng hơn một kilogram thường bị để lại.
• Quy định hàng không: khách mời bay về sẽ gặp rắc rối với chất lỏng trên 100ml, pin dự phòng dung lượng lớn, vật sắc nhọn.
• Thời điểm phát quà: phát lúc đăng ký buộc khách phải mang theo suốt sự kiện; phát lúc ra về thuận tiện hơn nhưng dễ bị bỏ sót nếu khách rời sớm.

Nhóm sản phẩm phù hợp theo loại sự kiện

Mười gợi ý thực tế

1. Sổ gáy phẳng kèm bút: dùng được ngay trong phiên hội thảo đầu tiên.
2. Túi tote vải dày: vừa là quà, vừa là nơi đựng tài liệu của sự kiện.
3. Bình giữ nhiệt dung tích nhỏ: nhẹ, hữu dụng, phù hợp thẩm mỹ tối giản.
4. Cáp sạc đa đầu dạng gọn: gần như ai cũng cần, chiếm rất ít chỗ.
5. Giá đỡ điện thoại gỗ hoặc kim loại: nằm trên bàn làm việc rất lâu sau sự kiện.
6. Bộ trà hoặc cà phê gói nhỏ: tiêu dùng nhanh, dễ tạo thiện cảm, dễ mang theo.
7. Khăn hoặc phụ kiện vải có dấu ấn thiết kế riêng: không bị xem là quà quảng cáo.
8. Sạc không dây mỏng: phù hợp sự kiện công nghệ, cần chọn thương hiệu có bảo hành.
9. Hạt giống hoặc cây mini: phù hợp sự kiện có thông điệp bền vững.
10. Thẻ trải nghiệm hoặc voucher dịch vụ: không chiếm chỗ, giá trị cảm nhận cao.

Thước đo cho quà sự kiện không phải là bao nhiêu phần được phát ra, mà là bao nhiêu phần được mang về nhà thay vì bỏ lại trên ghế.

Phân tầng quà theo nhóm khách mời

Một sự kiện thường có bốn nhóm khách khác nhau, và nên có bốn mức quà:

• Diễn giả và khách danh dự: quà cao cấp, khắc tên, trao riêng, kèm thư cảm ơn.
• Khách hàng chủ chốt: bộ quà hai vật phẩm, bao bì thiết kế riêng theo chủ đề sự kiện.
• Khách mời chung: một vật phẩm hữu dụng, bao bì gọn nhẹ.
• Đội ngũ tổ chức và tình nguyện viên: áo đồng phục kèm vật phẩm ghi nhận công sức.

Khâu hậu cần thường bị xem nhẹ

1. Đặt thừa 10 phần trăm: luôn có khách phát sinh, quà hỏng hoặc thất lạc tại địa điểm.
2. Đóng sẵn thành bộ trước ngày sự kiện: không lắp bộ tại chỗ, vì khâu này luôn chậm hơn dự kiến.
3. Chuẩn bị bàn phát quà riêng: tách khỏi bàn đăng ký để không tạo điểm nghẽn.
4. Phân người phụ trách và kiểm đếm: ghi nhận số lượng đã phát theo từng nhóm.
5. Có phương án cho khách không đến: gửi quà sau kèm thư, thay vì để tồn kho.

Gắn quà tặng với nội dung sự kiện

Một món quà bất kỳ in logo chỉ là vật phẩm. Món quà có liên hệ với chủ đề của sự kiện lại trở thành phần nối dài của thông điệp. Vài cách làm đơn giản:

• In một câu chốt của sự kiện lên bao bì thay vì chỉ in logo.
• Kèm thẻ có mã QR dẫn tới bản ghi hội thảo, tài liệu hoặc bộ ảnh.
• Chọn vật phẩm minh họa trực tiếp cho thông điệp, ví dụ sản phẩm tái chế cho sự kiện về phát triển bền vững.
• Đánh số phiên bản nếu sự kiện diễn ra định kỳ hằng năm.

GIFTONE triển khai quà tặng sự kiện theo từng nhóm khách mời, kèm thiết kế bao bì theo chủ đề và giao hàng đúng mốc trước ngày diễn ra. Gửi yêu cầu tư vấn hoặc xem các vật phẩm phù hợp cho sự kiện.