Cách phân bổ ngân sách quà tặng doanh nghiệp theo nhóm người nhận

Câu hỏi phổ biến nhất khi bắt đầu một chương trình quà tặng là nên chi bao nhiêu cho mỗi phần quà. Câu trả lời hữu ích hơn lại nằm ở một câu hỏi khác: tổng ngân sách nên được chia như thế nào giữa các nhóm người nhận. Bài viết này đưa ra cách phân bổ đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng, kèm khoảng giá tham khảo theo từng tầng.

Nguyên tắc nền: phân tầng thay vì chia đều

Giả sử doanh nghiệp có 100 triệu đồng và 500 người nhận. Chia đều cho ra 200.000 đồng mỗi phần, một con số không đủ để tạo ấn tượng với đối tác lớn nhưng lại vượt mức cần thiết cho nhóm khách hàng mới tiếp xúc.

Phân tầng giải quyết điều đó bằng cách dồn phần lớn giá trị vào nhóm có ảnh hưởng lớn nhất đến doanh thu và quan hệ hợp tác.

Tầng	Tỷ lệ người nhận	Tỷ lệ ngân sách	Khoảng giá mỗi phần
Cao cấp	5 đến 10 phần trăm	35 đến 45 phần trăm	800.000đ trở lên
Nâng cao	20 đến 30 phần trăm	30 đến 40 phần trăm	300.000đ đến 800.000đ
Cơ bản	60 đến 70 phần trăm	20 đến 30 phần trăm	80.000đ đến 300.000đ

Các con số trên là điểm khởi đầu để thảo luận, không phải công thức cố định. Doanh nghiệp có ít khách hàng nhưng giá trị hợp đồng lớn sẽ dồn tỷ lệ cao hơn nữa vào tầng cao cấp.

Khoảng giá tham khảo theo nhóm sản phẩm

Nhóm sản phẩm	Khoảng giá mỗi phần	Phù hợp với
Ấn phẩm, sổ, bút, túi canvas	50.000đ đến 200.000đ	Sự kiện, hội thảo, khách hàng đại trà
Bình giữ nhiệt, phụ kiện bàn làm việc	200.000đ đến 500.000đ	Khách hàng thân thiết, nhân sự
Bộ quà hai vật phẩm kèm hộp thiết kế	400.000đ đến 900.000đ	Khách hàng doanh nghiệp, đối tác
Phụ kiện da, đồ gốm, trà và rượu cao cấp	800.000đ đến 2.500.000đ	Đối tác chiến lược, khách hàng VIP
Bộ quà thiết kế riêng theo bản vẽ	Theo yêu cầu	Chương trình có nhận diện riêng, kỷ niệm thành lập

Những khoản thường bị bỏ ngoài dự toán

Giá sản phẩm chỉ là một phần của tổng chi phí. Dự toán đầy đủ cần tính thêm:

• Bao bì: hộp, lớp lót, túi, nơ, thiệp, thường chiếm 15 đến 25 phần trăm giá trị bộ quà.
• Cá nhân hóa: phí khắc tên, in theo nhóm, phí làm khuôn hoặc bản kẽm cho lô đầu.
• Mẫu thử: một đến hai bộ mẫu cho mỗi phương án đang cân nhắc.
• Vận chuyển: giao đến nhiều địa chỉ lẻ đắt hơn đáng kể so với giao về một kho.
• Dự phòng: 5 đến 10 phần trăm số lượng cho hàng hỏng và người nhận phát sinh.

Một dự toán bỏ qua năm khoản này thường vượt ngân sách từ 20 đến 30 phần trăm vào phút cuối.

Ví dụ phân bổ với ngân sách 200 triệu đồng

Giả định 800 người nhận, chia ba tầng:

• Tầng cao cấp: 50 người, 1.400.000đ mỗi phần, tổng 70 triệu đồng.
• Tầng nâng cao: 200 người, 350.000đ mỗi phần, tổng 70 triệu đồng.
• Tầng cơ bản: 550 người, 80.000đ mỗi phần, tổng 44 triệu đồng.
• Bao bì, cá nhân hóa, vận chuyển và dự phòng: khoảng 16 triệu đồng.

Cách phân bổ này giữ được sự tương xứng ở nhóm quan trọng nhất mà vẫn phủ đủ số lượng người nhận.

Ngân sách quà tặng nên được đọc như một bản phân bổ ưu tiên quan hệ, không phải một phép chia số học.

Bốn cách tối ưu chi phí mà không hạ chất lượng cảm nhận

1. Gom đơn hàng cả năm: đặt chung quà Tết, quà sự kiện và quà nội bộ trong một lần thương lượng để đạt mức giá theo số lượng lớn.
2. Dùng chung thư viện vật phẩm: các tầng dùng cùng hệ bao bì và cùng ngôn ngữ thiết kế, chỉ khác số lượng và cấp sản phẩm bên trong.
3. Đặt sớm ngoài cao điểm: giá và tiến độ ở tháng 9 khác rõ rệt so với tháng 12.
4. Đầu tư vào bao bì thay vì tăng số lượng vật phẩm: một sản phẩm tốt trong hộp đẹp thường được đánh giá cao hơn ba sản phẩm trung bình.

Khi nào nên tăng ngân sách

Có ba trường hợp đáng cân nhắc nâng mức chi: khách hàng đang trong giai đoạn thương lượng hợp đồng lớn, đối tác vừa cùng doanh nghiệp vượt qua một dự án khó, và các cột mốc kỷ niệm hợp tác. Ở những thời điểm này, món quà không chỉ là lời cảm ơn mà còn là một phần của cuộc đối thoại kinh doanh.

Đội ngũ GIFTONE có thể dựng phương án quà tặng theo đúng tổng ngân sách và số lượng người nhận của doanh nghiệp, kèm báo giá chi tiết cho từng tầng. Vui lòng gửi yêu cầu báo giá hoặc tham khảo danh mục sản phẩm theo mức giá.